REKRUTACJA I SELEKCJA PRACOWNIKÓW W JEDNOSTKACH SAMORZĄDU TERYTORIALNEGO
Jednym z kluczowych procesów zarządzania zasobami ludzkimi jest pozyskiwanie pracowników. Podstawę właściwego doboru kadr stanowią zastosowane metody rekrutacji i selekcji. Powinny one odpowiadać potrzebom firmy i doprowadzić do wyboru optymalnego kandydata. Dlatego też proces rekrutacji i selekcji uznawany jest za czasochłonny i kosztowny, zarówno w aspekcie ekonomicznym, jak i logistycznym.
Analizując podejścia pracodawców do wyboru kandydata spełniającego wymagania danego stanowiska pracy zarówno pod względem doświadczenia, kwalifikacji zawodowych, czy predyspozycji psychofizycznych, można zauważyć, że wiele instytucji dostrzega potrzebę określenia procedur doboru personelu. Wprowadzenie formalnych zasad pozyskiwania pracowników sprzyja ujednoliceniu i podwyższeniu efektywności podejmowanych działań.
Jednolite, ogólnodostępne zasady doboru personelu obowiązują między innymi w jednostkach samorządu terytorialnego[1](np. urzędy gminy, urzędy miast, starostwa powiatowe, straż gminna, urzędy pracy, urzędy marszałkowskie).
Pracownicy samorządowi zatrudnieni są na podstawie:
- Wyboru (np.: marszałek województwa, wicemarszałek, starosta, wicestarosta, wójt (burmistrz, prezydent miasta),
- Powołania (np.: zastępca wójta (burmistrza, prezydenta miasta), skarbnik gminy, skarbnik powiatu, skarbnik województwa)
- Umowy o pracę – pozostali pracownicy samorządowi, którzy są zatrudniani na stanowiskach: urzędniczych, w tym kierowniczych stanowiskach urzędniczych; doradców i asystentów; pomocniczych i obsługi.
Dla kandydata ubiegającego się o zatrudnienie istotna jest znajomość procedur obowiązujących w instytucji, do której aplikuje. Niniejszy artykuł dotyczył będzie przedstawienia zasad i trybu przeprowadzania naboru na wolne stanowiska urzędnicze, w tym kierownicze stanowiska urzędnicze w jednostkach samorządu terytorialnego.
Kto może ubiegać się o zatrudnienie?
Pracownikiem samorządowym zatrudnionym na podstawie umowy o pracę na stanowisku urzędniczym może być osoba, która:
- jest obywatelem polskim[2]
- ma pełną zdolność do czynności prawnych oraz korzysta z pełni praw publicznych
- posiada kwalifikacje zawodowe wymagane do wykonywania pracy na określonym stanowisku
- posiada co najmniej wykształcenie średnie
- nie była skazana prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe
- cieszy się nieposzlakowaną opinią.
Wobec osoby ubiegającej się o kierownicze stanowisko urzędnicze stawiane są powyższe wymagania (z wyjątkiem punktu d) oraz dodatkowo powinna ona:
- posiadać co najmniej trzyletni staż pracy lub wykonywać przez co najmniej 3 lata działalność gospodarczą o charakterze zgodnym z wymaganiami na danym stanowisku
- posiadać wykształcenie wyższe pierwszego lub drugiego stopnia w rozumieniu przepisów o szkolnictwie wyższym.
Jak przebiega procedura naboru?
Nabór kandydatów na wolne stanowiska urzędnicze, w tym na kierownicze stanowiska urzędnicze, jest otwarty i konkurencyjny. Otwartość naboru oznacza upowszechnianie informacji o naborze, natomiast konkurencyjność naboru – określenie przejrzystych i obiektywnych kryteriów wyboru kandydata spełniającego wymagania związane ze stanowiskiem, na które prowadzony jest nabór.
Ogłoszenie o wolnym stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym, oraz o naborze kandydatów na to stanowisko obligatoryjnie publikuje się w Biuletynie Informacji Publicznej[3] oraz umieszcza na tablicy informacyjnej w jednostce prowadzącej nabór. Ogłoszenie o naborze zawiera:
- nazwę i adres jednostki
- określenie stanowiska
- określenie wymagań związanych ze stanowiskiem, zgodnie z opisem danego stanowiska (ze wskazaniem, które z nich są niezbędne, a które dodatkowe)
- wskazanie zakresu zadań wykonywanych na stanowisku
- wskazanie wymaganych dokumentów
- określenie terminu i miejsca składania dokumentów.
Termin składania dokumentów określony w ogłoszeniu o naborze, nie może być krótszy niż 10 dni od dnia opublikowania tego ogłoszenia w Biuletynie.
Po ogłoszeniu informacji o konkursie, od kandydatów zainteresowanych pracą na wolnym stanowisku urzędniczym, przyjmowanie są dokumenty aplikacyjne. Dokumenty te zazwyczaj obejmują:
- list motywacyjny
- życiorys zawodowy
- dokumenty potwierdzające obywatelstwo polskie (np. kserokopia dowodu osobistego)
- kserokopie dokumentów potwierdzających posiadane wykształcenie, kwalifikacje i staż pracy, a w przypadku stanowisk kierowniczych kserokopie dokumentów potwierdzających staż pracy lub wykonywanie działalności gospodarczej o charakterze zgodnym z wymaganiami na danym stanowisku
- oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych i posiadaniu pełnej zdolności do czynności prawnych
- oświadczenie o niekaralności/ braku prawomocnego skazania za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe/ lub informację o niekaralności z Krajowego Rejestru Karnego opatrzoną datą nie wcześniejszą niż 6 miesięcy przed złożeniem.
Jednostka prowadząca nabór może wskazać dodatkowe dokumenty, które należy złożyć. Wzory wymaganych formularzy zamieszczane są w BIP. Dostępne są także w komórkach/ działach personalnych jednostek prowadzących nabór.
Dokumenty składane przez kandydata przystępującego do naboru sprawdzane są pod względem formalnym, w tym kompletności dokumentów. Celem analizy dokumentów jest porównanie danych zawartych w aplikacji z wymaganiami formalnymi określonymi w ogłoszeniu, tym samym wstępne określenie możliwości zatrudnienia kandydata. Informacja o liczbie kandydatów, których dokumenty spełniają wymagania formalne zostaje umieszczona w BIP oraz na tablicy informacyjnej jednostki
Kandydaci spełniający kryteria formalne przechodzą kolejny etap selekcji. Wśród wykorzystywanych metod najczęściej spotyka się rozmowę kwalifikacyjną. W ramach technik i narzędzi selekcyjnych stosowane są także pisemne testy kwalifikacyjne sprawdzające wiedzę merytoryczną niezbędną do wykonywania określonej pracy.
Po zakończeniu selekcji sporządzany jest protokół z przeprowadzonego naboru na wolne stanowisko urzędnicze. Protokół zawiera:
- określenie stanowiska, na które prowadzony był nabór, liczbę kandydatów oraz imiona, nazwiska i miejsca zamieszkania w rozumieniu Kodeksu cywilnego nie więcej niż 5 najlepszych kandydatów uszeregowanych według poziomu spełniania przez nich wymagań określonych w ogłoszeniu o naborze
- liczbę nadesłanych ofert na stanowisko, w tym liczbę ofert spełniających wymagania formalne
- informacje o zastosowanych metodach i technikach naboru
- uzasadnienie dokonanego wyboru
- skład komisji przeprowadzającej nabór.
Niezwłocznie po przeprowadzonym naborze informacja o wyniku naboru upowszechniana jest poprzez umieszczenie na tablicy informacyjnej w jednostce, w której był przeprowadzony nabór oraz opublikowanie w BIP przez okres co najmniej 3 miesięcy. Informacja zawiera:
- nazwę i adres jednostki
- określenie stanowiska
- imię i nazwisko wybranego kandydata oraz jego miejsce zamieszkania w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego
- uzasadnienie dokonanego wyboru albo uzasadnienie nierozstrzygnięcia naboru na stanowisko.
Jeżeli w okresie 3 miesięcy od dnia nawiązania stosunku pracy z osobą wyłonioną w drodze naboru zaistnieje konieczność ponownego obsadzenia tego samego stanowiska, możliwe jest zatrudnienie na tym samym stanowisku kolejnej osoby spośród najlepszych kandydatów wymienionych w protokole tego naboru.
Reasumując, nabór na wolne stanowiska urzędnicze, w tym kierownicze stanowiska urzędnicze prowadzony przez jednostki samorządu terytorialnego przebiega w oparciu o przejrzyste i ogólnodostępne procedury. Dzięki temu osoby zainteresowane pracą na określonym stanowisku w danej jednostce, już na etapie podjęcia decyzji o przystąpieniu do naboru znają kryteria, w oparciu o które będzie weryfikowana ich kandydatura.
Warto zaznaczyć, że ogólne zasady i tryb przeprowadzania postępowania kwalifikacyjnego, zawarte w uregulowaniach prawnych, uszczegółowione są w poszczególnych jednostkach poprzez regulaminy naboru. Dlatego szczegółowe procedury związane z rekrutacją, selekcją oraz zatrudnianiem pracowników w różnych jednostkach samorządu terytorialnego zawierają pewne różnice. Przykładowo dotyczą one wzorów wykorzystywanych formularzy czy metod selekcji.
Opracowanie:
Monika Łyżwińska – Doradca zawodowy II stopnia, Centrum Metodyczne Poradnictwa Zawodowego WUP Katowice
[1] Podstawowym aktem prawnym, który reguluje zasady zatrudniania w jednostkach samorządowych jest Ustawa z dnia 21 listopada 2008r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2008r. Nr 223, poz. 1458). Minimalne wymagania kwalifikacyjne niezbędne do wykonywania pracy na poszczególnych stanowiskach określa Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. z 2009r. Nr 50, poz. 398). Szczegółowe wymagania zawarte są w odrębnych przepisach.
[2] Z zastrzeżeniem art. 11 ust. 2 ustawy o pracownikach samorządowych tj. Kierownik jednostki (...) upowszechniając informacje o wolnych stanowiskach urzędniczych, w tym kierowniczych stanowiskach urzędniczych , wskazuje stanowiska, o które poza obywatelami polskimi mogą ubiegać się obywatele Unii Europejskiej oraz obywatele innych państw, którym na podstawie umów międzynarodowych lub przepisów prawa wspólnotowego przysługuje prawo do podjęcia zatrudnienia na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej oraz art. 11 ust. 3 ustawy o pracownikach samorządowych Osoba nieposiadająca obywatelstwa polskiego może zostać zatrudniona na stanowisku, na którym wykonywana praca nie polega na bezpośrednim lub pośrednim udziale w wykonywaniu władzy publicznej i funkcji mających na celu ochronę generalnych interesów państwa, jeżeli posiada znajomość języka polskiego potwierdzoną dokumentem określonym w przepisach o służbie cywilnej
[3] Biuletyn Informacji Publicznej (BIP) – ujednolicony system stron w sieci teleinformatycznej; na stronach internetowych władze publiczne oraz inne podmioty wykonujące zadania publiczne udostępniają informacje publiczne wymagane przez polskie prawo zgodnie z Ustawą z dnia 6 września 2001r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2001, nr 112, poz. 1198 z późniejszymi. zmianami)
