Błędy popełniane podczas rozmów kwalifikacyjnych

Nie każda aplikacja wysłana na wybrane stanowisko, zakończy się zatrudnieniem. Osobę, która znalazła ofertę pracy, przygotowała świetne CV i interesujący list motywacyjny, czekają kolejne etapy rekrutacji. Jednym z nich jest bezpośrednia rozmowa z pracodawcą, czy rekrutującą w jego imieniu osobą.

Jak to zrobić by popełnić jak najmniej błędów?

Zawsze okazywać entuzjazm i przede wszystkim przygotować się, przygotować się, przygotować się...

W poszukiwaniu pracy liczy się Twój styl i umiejętność zachowania się w różnych sytuacjach. Pracodawcy szukają ludzi o wysokiej kulturze osobistej, pozytywnie nastawionych do świata, pełnych energii i entuzjazmu. Czasem te cechy decydują o przyjęciu do pracy w większym stopniu, niż wiedza czy umiejętności.

Osobowość się ma, kwalifikacje można uzyskać.

Trening czyni mistrza, a więc przygotuj się, przećwicz, przemyśl, jakie informacje i w jaki sposób chcesz przekazać przyszłemu pracodawcy. Pierwsze wrażenie już wywarłeś – zrobiła to Twoja aplikacja. Skoro zostałeś zaproszony do następnego etapu, musiało to być pozytywne wrażenie – Twoja obecna rola, to podtrzymanie opinii i przechylenie szali zatrudnienia na swoją korzyść.

Jak przywitasz pracodawcę, chcącego zaprosić Cię na rozmowę, gdy odezwie się w telefonie automatyczna sekretarka?

Śmieszne nagrania na poczcie głosowej na pewno nie nastawią przychylnie rekrutera. Zwróć uwagę jaki tekst powitalny masz w poczcie głosowej, dowcipne, według naszego punktu widzenia teksty, mogą być źle odebrane przez osoby, które nas nie znają. Podczas rozmowy ustalającej datę spotkania warto zanotować czas, miejsce spotkania i nazwisko osoby do której mamy się zgłosić. Zdarza się, że jak minie stres związany z rozmową, to nie zapisane dane "ulecą" z pamięci, a przecież zależy nam by na starcie nie popełnić błędu i nie błąkać się po firmie w niewiedzy kogo szukamy.

Jeśli nie skłamaliśmy w naszym CV, jesteśmy naturalni i przygotowani na pytania, znamy firmę, do której aplikujemy – to wszystko powinno pójść pomyślnie. Kryteria selekcyjne są bardzo różne, nie ma więc sensu zgadywać i zachowywać się pod oceniającego. Granie i udawanie kogoś, kim nie jesteśmy, nie wyjdzie nam na dobre. Nawet jak jesteśmy w stanie odgrywać jakąś ustaloną przez nas rolę, podczas rozmowy z pracodawcą - to w pracy, trudno nam będzie utrzymać, ten wymyślony na użytek rozmowy, obraz naszej osoby. Wewnętrzny spokój, skromność (przy zachowaniu świadomości własnej wartości), profesjonalizm, naturalność i uśmiech, to niewątpliwie atuty sprzyjające wywarciu dobrego wrażenia.

Brak przygotowania – niektóre osoby potrafią intuicyjnie wybierać drogi, które prowadzą ich do celu, ale zdarza się to nielicznym. Improwizować można, gdy jest się świetnie przygotowanym. Ogólnie dostępne poradniki, portale internetowe pełne są przykładowych pytań rekrutacyjnych, po zapoznaniu się z którymi i przećwiczeniu odpowiedzi, będziemy przygotowani i mniej zestresowani podczas bezpośredniego spotkania. Możemy też poddać się wirtualnemu symulatorowi rozmowy kwalifikacyjnej, lub umówić się z doradcą zawodowym lub znajomym, by zainscenizować rozmowę, pomoże to nam w nabyciu pewności siebie i zdobyciu doświadczenia. Możemy wypróbować, rozważyć i przyjąć indywidualny najbardziej efektywny sposób odpowiedzi i prezentacji naszej osoby. Jeśli stanowisko zakłada posługiwanie się językiem obcym, poćwiczmy w tym języku, na pewno ułatwi nam bezpośrednią rozmowę z osobą rekrutującą.

Błędem jest wpisywanie "na wyrost" do CV umiejętności, których się nie posiada, (znajomość języka obcego w stopniu jaki określiliśmy, prawdopodobnie będzie sprawdzona w praktyce), ponieważ narażamy się dodatkowo na zażenowanie, gdy prawda wyjdzie na jaw. Kandydaci czasem "retuszują zdjęcia", wymyślają wyjątkowe hobby. Pamiętajmy "kłamstwo ma krótkie nogi" a nasze informacje będą szybko zweryfikowane.

Niepunktualność - zadbajmy o to, aby zagwarantować sobie odpowiedni zapas czasu na dotarcie do danej firmy, oraz na dojście do odpowiedniej osoby. Dla naszego komfortu psychicznego, warto wcześniej zlokalizować miejsce, w którym ma się odbyć rozmowa, aby dobrze oszacować czas potrzebny na dojazd. Każde spóźnienie będzie działać na niekorzyść kandydata, więc lepiej do niego nie dopuścić - jeśli coś się niespodziewanego wydarzyło, zadzwońmy, aby o tym uprzedzić. Gdy nieprzewidziane okoliczności nam uniemożliwiają dotarcie na czas, poprośmy o możliwość ustalenia innego terminu.

Niedopuszczalne jest nie tylko spóźnienie się na rozmowę, ale przyjście dużo za wcześnie. Możemy zostać potraktowani jako intruzi, którzy nie cenią ani swojego, ani cudzego czasu. Nasza obecność może zdezorganizować pracę innych ludzi. Ograniczenie dbałości o naszą autoprezentację do czasu odbywanej rozmowy kwalifikacyjnej – to kolejny błąd. Zbieranie o nas informacji nie zaczyna się i nie kończy na pokoju, w którym odbywa się rekrutacja. Dobre maniery, otwartość, życzliwość do ludzi warto okazywać na każdym kroku. Być może już po drodze spotkamy kogoś, kto może szepnie słowo o nas i naszej np. świetnej interwencji w jakimś zdarzeniu, czy też miłej z nami pogawędki. Dobre wrażenie wywarte na portierze, przypadkowych osobach to elementy mogące wpłynąć na ostateczną decyzję czy zostaniemy zaakceptowani jako współpracownicy.

Niedbały wygląd, nieprzemyślane pierwsze wrażenie. Mamy wyglądać profesjonalnie, wyrażając tym samym szacunek dla naszego rozmówcy. Pamiętajmy, że pierwsze wrażenie wywieramy w ciągu zaledwie kilku sekund od momentu wejścia na spotkanie, dlatego warto oprócz przygotowania merytorycznego, zadbać o schludny wygląd. Istotne jest dostosowanie wyglądu do stanowiska na jakie aplikujemy. Dobrze dobranym strojem można wiele zyskać i dodać sobie pewności siebie. Najlepiej ubrać się klasycznie: garnitur - Panowie, kostium lub garsonka - Panie. Strój pokazuje kim chcielibyśmy być, buty kim jesteśmy. Bez względu na to jakiego rodzaju obuwie założymy, należy pamiętać, aby było ono dopasowane, eleganckie i zadbane. Panowie dobierają kolor skarpetek do koloru butów lub spodni. Panie zawsze mają mieć na nogach (nawet latem) pończochy lub rajstopy (bezpiecznie mieć zapasową parę). Buty na niewielkim obcasie, zakrywające palce i pięty. Z nadmiaru biżuterii i mocnego makijażu zrezygnujmy. Perfumy, wodę toaletową używamy w domu na umyte ciało, a nie na ubranie – nie spryskujmy się w toalecie tuż przed rozmową, nadmiar zapachu może "utrudnić oddychanie". Niepotrzebnie może też wywołać wrażenie, że być może chcemy zatuszować jakiś problem np. uzależnienie, (podobnie, rzecz się ma z silnymi miętowymi gumami do żucia). Zawsze przed wejściem do biura warto zerknąć w lusterko i poprawić ewentualne niedoskonałości. Zadbajmy o paznokcie, powinny być nie za długie, jeśli pomalowane to najlepiej bezbarwnym lub jasnym lakierem. Panowie również powinni zadbać o paznokcie, fryzurę i jeśli mają zarost, o jego pielęgnację. Właściwie dobrany ubiór może nam pomóc, niewłaściwy, niewygodny strój może nas zdekoncentrować i sprawić, że nie będziemy mogli skupić się na rozmowie.

Nadmiar gadżetów reklamowych zwłaszcza "zdobytych" w poprzednich firmach, teczka, długopis, koszulka, .również nie wywołają dobrego wrażenia.

Niedopuszczalny jest dzwoniący telefon podczas rozmowy, dlatego zanim wejdziesz do pokoju wyłącz go. Gdyby jednak zadzwonił, przeproś i natychmiast wyłącz.

Nieznajomość zasad savoir vivre'u. Po wejściu do pokoju, w którym odbywa się rozmowa, przywitaj się i czekaj, aż prowadzący rozmowę, jako osoba stojąca wyżej w hierarchii, poda Ci rękę. Nasz uścisk powinien być zdecydowany, lecz nie za mocny. Jeżeli siedzisz w pokoju, czekając na prowadzącego rozmowę, wstań, gdy wejdzie do pokoju. Podczas powitania, przedstaw się podając tylko imię i nazwisko bez tytułów itp. W pokoju rekrutacyjnym należy zająć miejsce wskazane przez prowadzącego spotkanie. Siadamy dopiero po zaproszeniu. Jeżeli w trakcie do rozmowy przyłączają się nowe osoby wstajesz, gdy ktoś nowy wchodzi do pokoju.

Siadając powinniśmy przyjąć postawę wyprostowaną i oprzeć się wygodnie o krzesło (uwaga techniczna: najlepiej usiąść, mocno dociskając pośladki do oparcia fotela, to niejako narzuci sylwetce postawę wyprostowaną, ale z lekkim pochyleniem do przodu, unikniemy wyglądu jakbyśmy "połknęli kij"). Siadając na brzegu krzesła możemy sprawiać wrażenie niepewnych, gotowych do ucieczki (zwłaszcza jak będziemy dotykać podłogi, tylko palcami nóg). Obie nogi powinny mieć kontakt z podłogą. Nie zakładajmy stóp za siebie, za nogi krzesła – świadczyć to może o naszym "zakręceniu". Nie rozsiadajmy się, zbyt rozluźniona poza może być odczytana jako arogancka i lekceważąca. Jeżeli na spotkanie przyszliśmy w wierzchnim okryciu, warto zapytać, czy można je gdzieś powiesić. Jeżeli nie ma takiej możliwości, zostawiamy okrycie na oparciu krzesła.

Sztuczna poza - w autoprezentacji bardzo ważna jest mowa ciała. Sygnały pozawerbalne mają 5.krotnie większy wpływ na rozmówcę, niż to co mówimy. Składają się na nie: mimika, gestykulacja, pozycja ciała w przestrzeni, kontakt fizyczny, kontakt wzrokowy. Warto więc zadbać o jak najlepszy sposób przekazu informacji tymi kanałami. W literaturze, internecie, czy na szkoleniach możemy zdobyć sporo wiedzy na ten temat. Ale zdarza się, że osoby, które zbyt dosłownie traktują wskazówki mogą narazić się na porażkę, ponieważ ich zachowania będą sztuczne. Wyobraźmy sobie jak wchodzi na rozmowę kolejny kandydat i składa swoje dłonie w kopułkę czy wieżyczkę (złożenie tak rąk świadczy o sile dyskutanta, jego władczej i dominującej roli), myślę że każdy dostrzeże w tym śmieszność sytuacji. Wiele osób w trakcie rozmowy nie wie, co ma zrobić z rękami. Najlepiej dłonie trzymać swobodnie ułożone na udach, lub na oparciu krzesła. Dobrze jest też trzymać dłonie wewnętrzną stroną ku rozmówcy – przekaz jaki nadamy "niczego nie ukrywam, mam czyste ręce", możemy je też oprzeć na udach opierając jedną dłoń na drugiej wnętrzem do góry. Przypominam wszystkie gesty powinny wyglądać jak naturalne i niewymuszone. Nadmierna gestykulacja wywoła wrażenie niepokoju i chaosu - powinna być zdecydowanie ograniczona. Unikajmy uderzania palcami o blat stołu, zabawy pierścionkiem lub wisiorkiem, nerwowego poprawiania włosów czy wystukiwania rytmu bądź "huśtania" stopą. Brak adekwatnego kontaktu wzrokowego z rekrutującymi osobami – może dać poczucie, że kandydat jest nieszczery lub próbuje coś ukryć. Uważnie słuchajmy rozmówcy, nie przerywajmy mu, unikajmy rozglądania się po pokoju i koncentrowania się na jednym punkcie.

Nieznajomość firmy i stanowiska - to kardynalne błędy popełniane przez kandydatów. Kandydat znający jak najwięcej informacji dotyczących potencjalnego pracodawcy, może je konstruktywnie wykorzystać w trakcie rozmowy. Warto, poza znajomością oferty firmy, wiedzieć jaka jest jej misja i wartości, jaka jest kultura i struktura organizacyjna, znać głównych klientów i konkurentów, historię rozwoju firmy. Jeśli nie posiądziemy tych informacji nie poradzimy sobie z pytaniami zadanymi wprost; co wiemy o firmie, skąd pozyskaliśmy te informacje, czy znamy konkurencyjne firmy, jakie mają działy i czym się zajmują, po pytania nie wprost, jaką rolę chcielibyśmy pełnić w firmie, jakie wykonywać zadania, jak sobie wyobrażamy dalszy rozwój w tej firmie, czy mamy pomysły na poprawę wizerunku firmy...

Nieznajomość własnego CV - warto przypomnieć sobie i prześledzić okresy zatrudnienia w kolejnych firmach i na poszczególnych stanowiskach, oraz odpowiadające im zakresy obowiązków, z jakich osiągnięć czy zadań jesteśmy dumni i dlaczego. Warto oprzeć się na konkretnych przykładach. Zdecydowanie niewiarygodnie wypadają ci, którzy pisząc o swoich mocnych stronach bądź umiejętnościach, nie potrafią podać przykładów. Przede wszystkim jednak nie należy kłamać Jeżeli już zostaliśmy zapytani o punkt w życiorysie, który nie do końca odpowiada prawdzie, to jedynym ratunkiem jest nasz dowcip i kreatywność. W tym wypadku nie ma już miejsca na tłumaczenie i przepraszanie.

Krytyka i narzekania zwłaszcza na poprzednich pracodawców, współpracowników to błąd którego należy się koniecznie wystrzegać. Lubimy i oczekujemy od osób lojalności. Jeżeli rzeczywiście mieliśmy jakieś nieprzyjemne sytuacje, lepiej ograniczyć się do stwierdzenia o różnicy charakterów czy poglądów, niż wnikać w szczegóły. Skupiajmy się na pozytywach, bo przecież wszyscy lubimy optymistów. Staraj się mówić jak najlepiej o osobach, z którymi się zetknąłeś dotychczas, np. nauczycielach akademickich, poprzednich szefach. Powiedz, czego Cię nauczyli. Jeżeli mówisz dobrze o innych, jest duże prawdopodobieństwo, że będziesz mówił dobrze o tych, którzy z Tobą rozmawiają.

Jeśli w Twoim życiu są trudne tematy, błędne decyzje, pamiętaj nie zrzucaj odpowiedzialności na innych czy też czynniki zewnętrzne (tj. jak pech, złe dni, zły horoskop). Lepiej też będzie jak nie będziesz starał się wzbudzać litości, a odważnie przyznaj się do błędu (niekoniecznie z ujawnianiem wszystkich szczegółów) i powiedz czego Cię ta sytuacja nauczyła.

Niejasne wypowiedzi - nasze odpowiedzi powinny być przemyślane. Podczas rozmowy ważne jest, aby jasno i konkretnie odpowiadać na pytania. Utrzymujmy zwięzłość i precyzyjność wypowiedzi. Nie wchodźmy w żadne dygresje, starajmy się nie rozwlekać za bardzo, aby nie zanudzić rozmówcy, ale też nie ograniczajmy się do zdawkowego "tak" lub "nie". Nie używajmy sformułowania "Tak jak napisałem w CV, lub jak Pan przeczytał w CV" - próby kierowania rozmową mogą nas dyskwalifikować, gdyż zostaniemy uznani za aroganckich. Zdarza się, że przez nasze "gadulstwo" wymknie nam się spod kontroli jakieś słowo, problem i porzucimy bezwiednie komisji argument do podjęcia decyzji na "nie". Możemy też na podstawie "słowotoku" wnioskować, iż rozmówca w ten rozwlekły sposób funkcjonuje w pracy. Szacunek dla rozmówcy to także szacunek dla czasu, jaki Ci poświęca - odpowiadaj na pytania jasno i rzeczowo. Zdarza się, że z emocji i ze zdenerwowania gubimy wątek wypowiedzi, odbiegamy od tematu. Warto wtedy odważnie przyznać się do naszych trudności, przeprosić za nieprecyzyjność naszych zdań, podkreślając zdenerwowanie z uwagi na ogromną chęć pracy właśnie w tej firmie.

Nieopanowany widoczny stres - silne emocje potrafią nas zblokować lub wprawić w nadpobudliwość, a wtedy o gafę czy błąd nietrudno, starajmy się więc nauczyć panowania nad stresem - a im lepiej jesteśmy przygotowani do rozmowy, tym łatwiej nam to przyjdzie. Oddech, techniki wyobrażeniowe (patrz: stres pod kontrolą). Rozmowa kwalifikacyjna to negocjacje, nie należy dać się wyprowadzić z równowagi, czasem denerwujące pytania to sposób testowania charakteru.

Umiejętne wplatanie humoru, prowadzenie rozmowy "na luzie" na pewno sprzyja wywarciu pozytywnego wrażenia. Nadmiar dowcipów, swoisty, niekoniecznie akceptowany przez innych humor, nieodpowiedni moment, to wady których należy się wystrzegać.

Niedobre wrażenie wywołamy nie okazując zainteresowania, np. ziewając, z nieobecnym wyrazem oczu, mówiąc w jednej tonacji, nie zmieniając pozycji i układu ciała.

Bądźmy czujni, nawet gdy rozmowa przybierze charakter towarzyski, zachowaj dystans - nie udzielaj szczegółowych informacji o charakterze osobistym i nie staraj się spoufalać.

Pieniądze jako nasz główny powód przyjęcia propozycji pracy - negatywnie postrzegany jest kandydat, którego jedyną motywacją do zmiany lub podjęcia pracy są pieniądze. Warto przedstawić takie argumenty, które świadczyłyby, że głównym powodem podjęcia decyzji jest chęć pracy właśnie na tym stanowisku i u tego pracodawcy. Do tego pytania trzeba się przygotować. Dopytać znajomych lub poszukać w sieci informacji o wysokości wynagrodzeń na podobnym stanowisku i branży. Idealnie, jeżeli uda nam się zdobyć informację o wysokości płac w firmie do której aplikujemy. Uzasadniając swoją stawkę warto wziąć pod uwagę zakres obowiązków, doświadczenie, możliwości firmy. Dobrze jest przedstawić wynagrodzenie w formie widełek. Pamiętać należy jednak, że kwota powinna być odpowiednia do kwalifikacji.

Jeśli nie jesteśmy do końca pewni, czy dana oferta jest dla nas interesująca, poprośmy o czas na jej przemyślenie i umówmy się na kontakt telefoniczny w późniejszym terminie. Decyzję o podjęciu lub zmianie pracy nie powinniśmy podejmować pochopnie. Lepsze wrażenie wywoła osoba, która prosi o czas do namysłu, niż taka, która z dnia na dzień zmienia zdanie. Pamiętajmy jednakże, gdy mimo przedwstępnych ustaleń co do naszego zatrudnienia, znajdziemy inną ciekawszą ofertę, to poinformujmy pracodawcę. Szczerość, szacunek i to z jednej jak i drugiej strony to wartości, które warto stosować w życiu. Negatywnie odbierane jest "nieustanne" dopytywanie się kandydatów o wynik rekrutacji. Jeżeli do określonego na rozmowie kwalifikacyjnej dnia, nie dostaliśmy odpowiedzi o wyniku rekrutacji, warto odczekać jeszcze kilka dni, zanim zadzwonimy z pytaniem o jej wynik. Pracodawca widzi wtedy, że osobie dopytującej się o wynik rekrutacji zależy na tym stanowisku. Pamiętajmy, że mamy prawo do informacji zwrotnych, bez względu na to, jakie one są. Z kolei jednak częste i uporczywe dowiadywanie się o wynik raczej wywoła negatywne wrażenie, zostajemy postrzegani jako osoby niecierpliwe czy nawet natrętne. Gdy oferta dotycząca naszego zatrudnienia okażę się dla nas nie satysfakcjonująca, uprzejmie podziękujmy za poświęcony czas.

Może kolejna oferta na jaką odpowiemy okaże się ciekawszą, będziemy też bogatsi o zdobyte doświadczenia, możemy więc jeszcze lepiej przygotować się do kolejnego etapu w podążaniu drogą naszej kariery zawodowej.